Reuniões de equipe, sessões de brainstorming, encontros virtuais com clientes e aulas online estão se tornando parte da rotina de todas as pessoas em tempos de quarentena. A pandemia do coronavírus transformou o dia a dia das empresas e dos funcionários, fazendo com que o trabalho remoto e as reuniões virtuais se tornem mais comuns.
As táticas de comunicação que funcionam bem entre colegas em uma sala de conferência podem não se traduzir perfeitamente na tela do computador porque são contextos completamente diferentes e por isso, a postura e a comunicação, para serem efetivas, devem ser adaptadas. É preciso elevar a presença e o ponto de vista em uma reunião virtual, sem prejudicar o todo.
Para ajudar potencializar a presença virtual em uma reunião, a especialista sugere 8 ações:
- Olhe para a câmera e não para os outros participantes
O contato visual direto é uma forma de reforçar seu argumento. Em uma videoconferência, isso significa olhar para a câmera e não para os outros participantes durante a sua fala, porque passa a impressão de que você está olhando para os olhos das pessoas. No começo pode parecer estranho você falar e ouvir olhando para um buraquinho, mas desta forma você aumenta o impacto dos seus argumentos.
- Mantenha uma voz forte
Usar uma voz firme e clara, transmite autoridade, credibilidade e confiança. É um recurso utilizado nas apresentações presenciais que deve ser explorado também nas reuniões virtuais. Manter a voz firme, com pausas pensadas, como se estivesse em uma grande sala de conferências, ajuda a não falar rápido demais devido a quantidade de ar necessária e, portanto, transmite mais veracidade no discurso.
- Atente-se ao enquadramento da câmera
O enquadramento diante da câmera é extremamente importante na forma de apresentação em uma reunião virtual. Quanto mais distante ou mais escuro você parecer, menos atraente será. Em uma videoconferência, sua cabeça e a parte superior dos ombros devem dominar a tela e a iluminação do ambiente deve ser clara.
- O “cenário” de fundo é muito importante
Ambientes desorganizados fazem com que os comunicadores pareçam desorganizados também. É muito importante encontrar um espaço em que o plano de fundo seja condizente com a imagem que você quer passar, refletindo seu profissionalismo. Opte por lugares claros e frescos, preferencialmente isolado e mantenha o ambiente sempre organizado e limpo: mesmo estando em casa, reuniões emergenciais podem acontecer a qualquer momento.
- Esteja presente, atento e mantenha a formalidade
Nas reuniões presenciais, todos costumam ter muita atenção ao grupo, principalmente em quem está falando. Nas reuniões virtuais é fácil perder o foco e se distrair com outras coisas perdendo informações importantes. É importante estar ciente de quanto tempo e com que frequência você fala, se interrompe outras pessoas. O importante é considerar que você está no trabalho, apesar de estar em casa.
- Não desvie a atenção checando emails e mensagens no celular
A tentação de checar emails ou mensagens no celular é grande, principalmente quando a reunião se estende e você fica grande parte do tempo sendo um ouvinte. A multitarefa é perigosa porque você pode ser pego despreparado se fizer uma pergunta que já foi respondida ou solicitado a dar a sua opinião sobre o assunto discutido, por exemplo. Portanto, atenção total na reunião e para isso feche outras janelas do computador, vire o telefone de cabeça para baixo e lembre-se de que você está sempre em evidência em frente a câmera.
- Distrações espontâneas
Em uma reunião presencial, não existe a preocupação de interferências de crianças, animais de estimação ou campainha, armadilhas comuns das reuniões virtuais e que podem sabotar rapidamente a sua concentração. Se crianças ou animais aparecerem repentinamente durante a reunião, tenha a certeza que os colegas vão achar graça. Portanto não se preocupe ou fique constrangido com distrações espontâneas, mas vale lembrar que se for uma reunião importante, organize alguém que os supervisione em outra sala, longe da tentação de sua presença ou, pelo menos, crie uma atividade interessante para eles.
- Use a janela de bate-papo como seu aliado nas reuniões
A janela de bate-papo é uma plataforma de discussão, mas também um recurso excelente para reuniões de apresentação. A ferramenta é muito útil para compartilhar referências, planilhas, relatórios ou estudos durante a reunião, além de ser uma educada forma de fazer perguntas ou fazer comentários quando outras pessoas estiverem falando, demonstrando que você está totalmente presente.
Algumas pessoas começaram a utilizar o recurso de reuniões virtuais somente depois do início da quarentena. Portanto é importante perceber que esta nova forma de trabalho não pode ser apenas considerada uma conferência sobre vídeo, mas sim uma experiência interativa totalmente nova, que requer adaptação de perspectivas, hábitos e táticas, mas que, indiscutivelmente, veio para ficar.
